两套材料别混在一起
出国前要办的材料，按签发机构分两套。
第一套是出入境证件。普通护照由公安机关出入境管理机构签发。护照签证页即将使用完毕，或有效期不足六个月的，可以申请换发。
第二套是涉外公证书和认证。出生、无犯罪记录、婚姻状况这类事实的证明，由国内涉外公证处出具公证书，再送外交部领事司或其委托的地方外办办理领事认证，或按公约办理附加证明书。
涉外公证书只能由涉外公证处出具，在证词、格式、用纸等方面有专门规定，而且必须有译文。普通公证书不能办理领事认证，不能送往国外使用。
两条线的办理机构、材料要求和时限不同。先确定文件交给谁、做什么用，再决定办哪一套。
护照：先查有效期和空白页
《中华人民共和国护照法》第七条规定：普通护照有效期，持有人未满十六周岁的五年，十六周岁以上的十年。
护照签证页即将使用完毕，或有效期不足六个月的，可以申请换发。有效期在六个月以上但有材料证明该有效期不符合前往国要求的，也可以申请换发。
换发护照时，原持证须一并递交，受理民警核验后当场剪角发还。
上海公安出入境管理部门公布的办理时限是：本市居民自受理之日起15日内签发并制作普通护照，外省市人员30日内。
护照换发后，用旧护照号办的公证书还能不能用，事实包没有涉及。要核对的是：公证书上的护照号码与现持护照是否一致，以及文书使用方对身份信息变更有无额外要求。
涉外公证书：办哪些、在哪办
涉外公证书由国内涉外公证处出具。常见类型包括出生公证、未受刑事处分公证、授权委托书公证、合同公证等。
驻外使领馆不办理出生、死亡、无违法犯罪记录等公证。事实发生在中国的，应向国内公证机关申办。
部分公证文书内容有可变性，比如婚姻状况、无犯罪记录、健康证明，这类公证书有效期一般为六个月。
办理地点：当事人应到户口所在地、居住地或有关事实发生地的涉外公证处申办公证书，再到该公证处所属省级外事办公室办理领事认证。被授权办理领事认证的省级外办只掌握本省涉外公证处或商业文书出证机关的签字或印章备案，不能为其他省份出具的文书办理认证。
认证三种路径：附加证明书、单认证、双认证
附加证明书（Apostille）。 2023年3月8日，中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》。2023年11月7日，《公约》在中国与美国间生效实施。
单认证。 涉外公证书办好外交部领事司或其委托的地方外办认证后，文书使用国告知无需办理该国驻华使领馆认证，文书即可被接受。
双认证。 办完外交部或地方外办认证后，还需按文书使用国要求办理该国驻华使领馆认证，文书方可被接受。外国驻华使领馆只能确认外交部领事司或地方外办的印章和签署官员签字属实，不直接确认公证机构的印章和签字，所以不能跳过外交部或地方外办单独办使领馆认证。
中国内地文书送往美国等公约成员国使用，按公约办理附加证明书，不再需要领事认证。送往非公约成员国的，通常需要单认证或双认证，具体按文书使用国要求确认。
办妥附加证明书，不代表文书必然被用文单位接受。建议事先了解用文单位对格式、内容、时限、翻译等具体要求。
时间倒排与费用构成
护照：上海公布本市居民15日内、外省市人员30日内签发并制作。
地方外办：辽宁省外办受理时限1个工作日，领事认证全流程办理时间一般为1—3个月，取决于外交部及各国驻华使馆实际办理时间。
广东外办：送领馆认证4个工作日，加急2个工作日，另加领馆认证所需时间。
北京贸促会代办的涉外商事文件：市贸促会办结时限1个工作日、中国贸促会5个工作日、外交部领事司10个工作日，外国驻华使馆认证时间参考其公布时限且时有调整。
费用方面，认证环节通常包括外交部或地方外办的认证费、代办费、加急费（如适用），以及目的国驻华使领馆的认证费。各国驻华使领馆的认证费随汇率变化等原因时常调整，以实际收费为准，取件时多退少补。
常见错误与核对清单
照着以下顺序核对：
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先确认用途和目的地。 向有关机关申请出具文书时，明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的及其他相关信息。
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检查护照有效期和空白页。 有效期不足六个月或签证页即将用完，先申请换发。
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办涉外公证时附上译文。 涉外公证书必须有译文。译文语种按文书使用国要求确定。
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算好有效期。 婚姻状况、无犯罪记录、健康证明这类公证文书有效期一般为六个月。文书过期，后面的认证便失去实际意义。
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认证顺序不能反。 外国驻华使领馆只确认外交部或地方外办的印章和签字，不直接确认公证机构的印章和签字，不能跳过外交部或地方外办直接办使领馆认证。
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跨省认证有限制。 省级外办只掌握本省涉外公证处或商业文书出证机关的签字或印章备案，不能为其他省份出具的文书办理认证。
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附加证明书不等于用文单位必然接受。 办妥后仍需确认用文单位对格式、内容、时限、翻译的要求。
读者问答
去哪些国家不用双认证，办附加证明书就行？
2023年11月7日《公约》在中国与美国间生效实施。美国签发的公文书送往中国内地及港澳地区使用，只需办理美国附加证明书，无需领事认证。中国内地文书送往美国使用，同样按公约办理附加证明书，不再走领事认证。其他目的地是否适用，取决于该国是否为公约成员国，以及文书使用单位的具体要求。
单认证和双认证由谁办理？
单认证：涉外公证书办好外交部领事司或其委托的地方外办认证后，文书使用国告知无需办理该国驻华使领馆认证，文书即可被接受。双认证：办完外交部或地方外办认证后，还需按文书使用国要求办理该国驻华使领馆认证。外国驻华使领馆只能确认外交部或地方外办的印章和签署官员签字属实，不能直接确认公证机构的印章和签字，所以不能跳过外交部或地方外办直接办使领馆认证。
无犯罪记录证明，先去派出所还是直接去公证处？
无犯罪记录证明由公安派出所开具。以上海为例，本市户籍人员向户籍地派出所申请，非本市户籍人员向居住地派出所申请。线上申请一般1个工作日内开具，情况复杂延长至3个工作日内办结。拿到证明后，再到涉外公证处办理公证。驻外使领馆不办理无违法犯罪记录公证，事实发生在中国的，应向国内公证机关申办。
出生、亲属关系、婚姻状况公证要带哪些材料？
事实包没有列出国内公证处对这三类公证的统一材料清单。可以确认的是：部分公证文书有效期一般为六个月。婚姻状况类公证中，离异申办无配偶声明书须提交离婚证、离婚调解书或离婚判决书原件及复印件，丧偶须提交原配偶死亡证明原件及复印件。读者问的户口本、出生医学证明、结婚证哪些需要原件、哪些可以复印件，各地公证处要求不同，事实包没有统一答案。
翻译件必须由公证处做吗？
涉外公证书必须有译文。办理领事认证的文书须附上文书使用国要求语种的译文。事实包没有明确说明外部翻译公司的译文在认证环节是否被接受。能确认的是：译文是涉外公证书的组成部分，语种按文书使用国要求确定。